Araşdırmalar göstərir ki, iş mühitində keçirilən iclasların 70%-i işçilərin vaxt itkisinə və gündəlik tapşırıqları icrasına mane olur. Pandemiyadan sonra vərdiş halına çevrilmiş saatlarla davam eden onlayn qrup iclaslarının əksəriyyətinin effektsizliyi və ümumi performansa mənfi təsirləri müzakirə olunur. Vaxtımızı itirən səmərəsiz görüşlər psixoloji, fiziki və zehni rifahımıza mənfi təsir göstərə bilər.
Qaynarinfo-nun müsahibi Nəcəf Allahverdiyev iş mühitində zamanın düzgün idarə edilməsi ilə bağlı suallarımızı cavablandırıb.
- İş mühitində tez-tez keçirilən iclasların və onlayn görüşlərin işin effektivliyinə təsirini necə qiymətləndirirsiniz? Ümumiyyətlə zamanın düzgün idarə edilməsi baxımından bu tip görüşlərin müəyyən norması olmalıdırmı?
- Təbii ki, iş mühitində iclasların və onlayn görüşlərin yeri əvəzsizdir. Amma iş yerindən və sahəsindən asılı olaraq iclasların sayı əvvəlcədən müəyyənləşdirilməlidir. İclasların qədərindən az və ya çox olması çox iş prosesinə mənfi təsir edə bilər. Yəni heç bir iclasın keçirilməməsi, işlərin boş buraxılmasına, gedişata nəzarətsizliyə və qoyulan hədəflərə nail olmamağa gətirib çıxara bilər. İşçilər iclaslarda həm gördükləri işin keyfiyyətini, həm vəzifə öhdəliklərinin yerinə yetirilməsindəki çatışmazlıqları öyrənir, həm də müəyyən mənada motivasiya olunurlar. İclaslarda prosesə mane olan məqamların müzakirəsi işin effektivliyini artırır. Digər tərəfdən iclasların gün ərzində çox keçirilməsi və uzunmüddətli olması iş prosesinə mənfi təsir edir. Təəssüf ki, bəzi müəssisə rəhbərləri işin əsas hissəsini iclasların keçirilməsinə həsr edir və bunu önəmli hesab edirlər. Bəzi rəhbərlər özləri də fərqində olmadan iclasların çoxluğundan psixoloji rahatlıq tapır, bunu işin yaxşı getməsi kimi dəyərləndirirlər. Bu tip uzunmüddətli iclaslarda adətən işçilərin davamlı tənqid edilməsinə də çox zaman ayrılır. Həm vaxtın itirilməsi, həm təkrarçılıq, həm də mövzunun düzgün seçilməməsi baxımından bu cür plansız iclaslar faydasızdır.
- Sizcə onlayn görüşlər hansı formada daha effektli olur, yəni bunun üçün hansı qaydalara riayət edilməlidir?
- Postpandemiya dövründə onlayn iclasların zəruriliyi və effektivliyi işin gedişatından asılıdır. Əgər bütün işçilər işə bərpa olunubsa, təbii ki canlı ünsiyyət daha uğurlu hesab edilir. Lakin bəzi yerlərdə pandemiyadan sonra distant iş qaydasına üstünlük verilir və bu həmin iş yerlərində prosesə daha effektli təsir edir. Belə hallarda təbii ki işçiləri hər dəfə canlı ünsiyyət üçün işə toplamaq zəruri deyil. Yəni onlayn iclaslarda da eyni keyfiyyəti əldə etmək mümkündür. Həm canlı, həm də onlayn iclaslarda əsas məsələ effektivliyin artırılması olmalıdır. Gərəksiz yerə keçirilən toplantılar iş prosesindən yayınmağa səbəb ola bilər. İclasların daha effektli olması üçün, mövzuların və hədəflərin düzgün seçilməsi şərtdir. İclaslar adətən ya iş prosesindəki gedişatın dəyərləndirilməsinə, çatışmazlıqların müzakirəsinə, ya da işçilərin motivasiya olunmasına həsr edilir. Hər iki halda zaman, mövzu, hədəf kriteriyalarına riayət edilməlidir. Bunun üçün müəssisə rəhbəri işin sahəsinə uyğun olaraq gün və ya həftə ərzində neçə iclas keçirilməsini, iclasların mövzusunu, işçilərə hansı mesajın çatdırılması gərəkdiyini əvvəlcədən planlamalı, iclasların iş prosesinə mənfi təsir etməsinə şərait yaratmamalıdır. Mind mapping bu sahədə ən faydalı alətlərdən biri hesab edilir. Mind mapping problemlərin həlli, düzgün planlama, əsas hədəflərin təyin edilməsi və mesajların düzgün çatdırılması baxımından effektli alətdir. Hər bir müəssisə rəhbəri işdəki performansın artırılması üçün keçirilən iclasların mahiyyətinə və müddətinə xüsusi yanaşmalıdır.
